- Metropolia siirtyy syksyllä sähköiseen insinööritöiden julkaisuun Laurean malliin. Työtä ei tietenkään ole pakko julkaista verkossa, jos ei halua. Tällöin tehdään kirjastolle kansitettu paperiversio kuten ennenkin. Tämä on hyvä juttu.
- Metropolian kirjasto hävittää vanhat arkistoidut insinöörityöt (muistaakseni ennen vuotta 2000 tehdyt). Perusteluna on raha; OKM:n leikkaukset osuvat myös kirjastoon. Tämä on tosi huono juttu!
Insinöörityöt vievät kallista säilytystilaa, ja on ymmärrettävää, että ko. paperikasasta halutaan eroon. Mutta kuinka pelastaa tiedot?
Ongelma olisi helposti ratkaistavissa. Insinöörityöt ovat ulkoasultaan standardikamaa: A4-kokoisia paperinippuja lyötynä kansiin (yleensä puristussidottuihin sellaisiin). Nykyiset monitoimikopiokoneet (joita Metropoliakin käyttää) skannaavat insinöörityön alle minuutissa pdf-tiedostoksi. Ratkaisuehdotukseni: palkataan kesätyöntekijä, joka:
- Repii inssityöstä kannet pois (<30 sekuntia)
- Heittää inssityön kopiokoneeseen, joka skannaa sen (1 minuutti)
- Tekee jälkikäsittelyn ja OCR:n Adobe Acrobatilla (tai Omnipagella) - 2 minuuttia.
- Tallentaa pdf:n tietokantaan (30 sekuntia)
Metropoliasta valmistuu vuosittain parituhatta insinööriä, joten yhden vuoden töiden digitoimiseen menee noin kuukausi laskelmani mukaan. Mielestäni se kannattaa satsata historian säilyttämiselle. Kerran tuhottua tietoa ei voi saada takaisin.
Tuntuu että nyt kyllä on alettu säästämään pennosia. Kuinka paljon rahaa voi säästää tuhoamalla kasan paperia. En tiedä paljonko noita töitä on, mutta koitetaan arvioida. Vuosittain tulee parituhatta työtä. Wikipedian mukaan koulut joista Metropolia yhdistettiin olivat yhdessä about Metropolian kokoisia ja ne olivat olleet olemassa toinen vuodesta 85 ja toinen vuodesta 96. Jos tahti oli about sama, ennen vuotta 2000 tehtyjä töitä on about 10*2000 (10 = keskiarvo noiden vanhojen koulujen iästä vuonna 2000) = 20000 työtä. Jos yksi työ on painettu A4-paperille ja on 2cm paksu, töiden varastoimiseen tarvitaan noin 24 kuutiometriä tilaa (kuka sanoi että töitä pitää säilyttää siististi hyllyssä). Normaalin pienehkön huoneen tilavuus voisi olla vaikkapa 5*5*2=50 kuutiometriä. Asuntojen keskivuokra Suomessa on ehkä ~10 euroa neliöltä (varmasti paljon halvemmallakin saa jonkilaisia varastorakennuksia). Töiden säilyttäminen vuokratuissa tiloissa maksaisi siis tällä kalliilla ratkaisulla Metropolialle 25*10*12 ~ 3000 euroa vuodessa. Murto-osalla päästään varmasti jos Metropolian tiloista onnistutaan löytämään siivouskomero tai muutama töiden säilyttämiseen.
VastaaPoistaOn raha kyllä ennennäkemättömän tiukilla jos säästöjen takia pitää hävitykseen ryhtyä. Erottamalla yksi koulutussuunnittelija, sihteeri tai muu hallinnon byrokraatti saataisiin säästettyä jo ainakin kymmenkertainen määrä historiaa.
Ottakaa yhteyttä Kansallisarkistoon. Sieltä on pakko löytyä apua.
VastaaPoistaEn ole ollenkaan eri mieltä siitä, etteikö vanhoja opinnäytteitä kannattaisi säilyttää tavalla tai toisella, mutta muutama kommentti kuitenkin:
VastaaPoistaJos oletetaan, että opinnäytteitä on nimimerkki Anonyymin mainitsemat 20.000, ja digitointi sinällään on niin nopeaa kuin Vesa Linja-aho olettaa (2000 työtä / htkk), kyseessä olisi noin yhden htv:n laajuinen urakka, eli siihen tarvittaisiin jo sinällään melko suuri projektirahoitus. Lisäksi voi olettaa, että digitoitujen tiedostojen varastointi, kuvailu ja saatavuuden järjestäminen (tarkoitus varmaan on, että ne ovat myös käytettävissä?) edellyttävät resursointia sekä suunnitteluun että käytännön työhön. Digitoitu kokoelma ja sen mahdollinen käyttöliittymä eivät nekään ylläpidä itse itseään hamaan tulevaisuuteen, eli niidenkin olemassaolosta aiheutuisi myös pysyviä kustannuksia.
Anonyymin laskemat paperiaineiston varastointikustannukset lienevät jonkin verran alakanttiin, jos oletetaan että aineisto olisi kuitenkin jollain tavalla myös käytettävissä eikä vain pakattuna laatikoihin (julkisten organisaatioiden tilakustannukset ovat oma viidakkonsa, asuntoneliöt eivät välttämättä ole paras mahdollinen vertailukohde). Vaikka esim. mainittu 3000 euroa ei ole mikään hirmuinen summa, tiukassa budjettitilanteessa tämänkin suuruinen vuosittain toistuva kustannus saattaa olla merkittävä. Oppilaitoksen tai sen kirjaston toiminnan ensisijaisena päämääränä kun ei kuitenkaan ole historiallisen aineiston säilyttäminen.
Opinnäytteiden säilyttäminen sinänsä on jossain määrin harmaata aluetta, enkä ole kaikilta osin ihan kärryillä tilanteesta. Metropolian suunnitelmien perusteella voi kuitenkin olettaa, ettei amk-opinnäytteiden säilyttämisvelvoite ole ainakaan kymmentä vuotta pidempi. Arkistolaitos ei ymmärtääkseni ole ollut kovin innostunut ottamaan opinnäytteitä vastuulleen, eli pallo lienee suurelta osin kirjastoilla.
Käytännössä ongelmana on tämän ja monen muunkin aineiston kohdalla joka tapauksessa se, ettei kaikkia aineistoja ole mahdollista säilyttää tuleville sukupolville, edes digitaalisena, ja joudumme jatkuvasti tekemään valintoja sen suhteen, mitkä aineistot ovat todella säilyttämisen arvoisia ja mitä joudutaan karsimaan pois. Tähän liittyvistä prioriteeteistä on toki hyödyllistä käydä keskustelua: tuntuu siltä, että monissa muissakin ympyröissä ollaan tiukkaan taloustilanteeseen ja strategisiin päämääriin keskittymiseen vedoten tekemässä välillä hyvinkin hätäisiä kulttuuriperinnön säilyttämiseen ja säilyttämättä jättämiseen liittyviä päätöksiä.
Olisikohan Tekniikan museon kirjasto noista kiinnostunut?
VastaaPoistahttp://www.tekniikanmuseo.fi/kirjasto.html
Kiitos kaikille. Postaan tähän vielä koontia FB:n / Twitterin kautta tulleista ideoista ja kommenteista:
VastaaPoista- Museovirasto apuun
- Varastoidaan, kunnes digitoinnin hinta laskee
- Teetetään digitointi opinnäytetyönä
- Pelastetaan data, ja käsitellään joskus myöhemmin. Siis vain skannataan pdf:ksi, ja jätetään läpikäynti jonkun muun murheeksi. Kun käyttää kahta konetta rinnakkain, niin homma sujuu letkeästi, ja tunnissa tulee digitoitua kymmeniä töitä.
- Nykyaikaiset toimistojen tulostin/kopiokoneet (mm. Xerox ja Konica-Minolta) tekevät OCR:n PDF-tiedostoon samalla kun skannaavat.
- Opinnäytearkistolla enemmän arvoa kuin rakennuksella, missä museovirasto? Esim. DT v.1943: käyttäjävaatimukset edelleen pätevät.
- Niin järjetöntä toimintaa, että ajatuskin särkee historiantutkijan sydämen! :(
Kuulemma tänne on tulossa tietoa, ettei Metropolian tilanne ole niin vakava kuin Vesan saama käsitys. Sitä odotellessa terveisiä Jyväskylän yliopistosta: Tukoksia ja saatavuuden parantamista - kokemuksia opinnäytteiden digitoinnista
VastaaPoistaTilanne Metropoliassa ei ole niin dramaattinen kuin yllä olevista teksteistä voi ajatella. Olin tänään yhteydessä Metropolian kirjastoon, joka on tilanpuutteen takia siirtämässä opinnäytteitä Metropolian arkistoon. Kyse on siis siirtämisestä paikasta toiseen. Kirjastossa ja arkistossa ollaan tietoisia arkistolaitoksen antamista määräyksistä, jotka koskevat ammattikorkeakoulujen opinnäytteiden säilyttämistä.
VastaaPoistaOpinnäytteet kuuluvat niihin aineistoihin, joiden pysyvästä tai määräaikaisesta säilyttämisestä päättää arkistolaitos. Tämä tarkoittaa sitä, että opinnäytteiden hävittäminen vaatii arkistolain (831/1994, 8 §) mukaan luvan arkistolaitokselta.
Arkistolaitos on antanut 17.11.2003 (KA 321/43/03) päätöksen kunnallisten ammattikorkeakoulujen asiakirjojen säilytysajoista osana kunnallisen opetustoimen asiakirjoja koskevaa päätöstä. Siinä määrätään, että ammattikorkeakoulujen opinnäytteistä säilytetään pysyvästi ”merkittävät”. Sanamuoto on kieltämättä epämääräinen, eikä sitä nykyisin tehtävissä päätöksissä enää käytetä, mutta se on sama kuin aikaisemmassa, vuonna 1989 annetussa kunnallista sivistystoimea koskevassa päätöksessä. ”Merkittävillä” ei tarkoiteta sitä, että opinnäytteistä poimittaisiin parhaimmat arvosanat tai kiinnostavimmat aiheet, vaan sitä, että ylimmän tason opinnäytteet säilytetään pysyvästi.
Kummatkin päätökset löytyvät arkistolaitoksen verkkosivuilta osoitteesta
Jos pysyvää säilytystä halutaan rajata, on siihen haettava lupa arkistolaitokselta. Ammattikorkeakoulut eivät ole tehneet erillisiä seulontaesityksiä, joten ennakkotapauksia ei ole. Yliopistojen puolella linjaus on selvä: pro gradu -työt, lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat säilytetään pysyvästi. Viimeksi arkistolaitos on ottanut tähän kantaa pari viikkoa sitten, kun 4.6.2012 annettiin päätös Itä-Suomen yliopiston asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä (AL/11620/07.01.01.03.01/2011).
Metropolia on pääkaupunkiseudun kuntien ja Kirkkonummen omistama. Kunnilla on omat keskusarkistonsa, jotka toimivat kunnallisten asiakirjojen päätearkistona. Arkistolaitos (Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot) ottavat vastaan valtiollisten viranomaisten asiakirjat.
Hyvää juhannusviikkoa!
Outi Hupaniittu
Kehittämispäällikkö
Kansallisarkisto
Tässä vielä linkki, joka jostain syystä katosi - Arkistolaitoksen määräykset ja seulontapäätökset: http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/normit/
PoistaKyse on myös siitä, että kirjasto ei ole arkisto. Kirjaston kappale on ennen kaikkea käyttökappale, jota lainataan, ja joka joskus siinä prosessissa saa pahasti siipeensäkin. Mitä iloa on kirjastoon arkistoidusta kadonneesta tai rikotusta kappaleesta?
VastaaPoistaYmmärtääkseni jokaisesta opinnäytetyöstä Metropoliassakin luovutetaan sekä kirjastokappale kirjastoon että toinen kappale (arkistokappale) jonnekin (useimmiten kai opinnäytetyön ohjaajalle). Laureassa valmistuva opiskelija syöttää "kirjastokappaleen" elektronisena Theseukseen, ja arkistokappale viedään opintotoimistoon, mistä se toimitetaan ymmärtääkseni edelleen arkistoon.
:) Päivi Y-K
Joo, siis mun mielestäni niitä ei ole pakko arkistoida kirjastoon, vaan jonnekin. En siis syytä tai hauku kirjastoa mistään, haluan vain pelastaa ne opinnäytetyöt :-).
PoistaVäliaikatietoa - ilmeisesti tämä linjaus:
VastaaPoista""Merkittävillä" ei tarkoiteta sitä, että opinnäytteistä poimittaisiin parhaimmat arvosanat tai kiinnostavimmat aiheet, vaan sitä, että ylimmän tason opinnäytteet säilytetään pysyvästi."
on aika yksiselitteinen, eli amk:n insinöörityöt ovat pysyvästi säilytettävää kamaa.
Viimeisin tieto toimivaltaiselta pomolta:
VastaaPoista"Tällä hetkellä arkiston puolella odotamme Arkistolaitoksen syksyllä 2012 annettavaa päätöstä opinnäytetöiden säilytyksestä. Ennen tätä päätöstä emme saa hävittää opinnäytetöitä. Asiaan palataan siis syksyllä."
Eli asia on minun puolestani kunnossa, Arkistolaitos hoitaa varmasti hommansa (kuten myös Metropolia ja muut amkit).
Mielestäni on pöyristyttävää että opinnäytetyöt ja asiakirjat hävitetään. Muutenkin minusta nykyaikasempi keino tälle ongelmalle olisi sähköistää kaikki opinnäytetyöt jne. Toivottavasti saadan päätös tähän asiaan mahdollisimman nopeasti.
VastaaPoistaYksi amk taitaa olla hävittämässä opinnäytetöitä?
VastaaPoistaPohjois-Karjalan ammattikorkeakoulussa hyväksyttiin 19.9.2012 tutkintosääntö, jossa on lause:
"Merkittävät opinnäytetyöt säilytetään pysyvästi. Kaikki muut opintosuoritukset säilytetään vähintään kuusi
kuukautta."
Aiemmin oli tutkintosäännössä että opinnäytetyöt säilytetään pysyvästi.
Antoiko Arkistolaitos tästä jonkin määräyksen, en löytänyt asiaa Arkistolaitoksen sivuilta ja onko sitä jotenkin julkistettu?
Satakunnan amkin kirjastosta, päivää. Samoja kysymyksiä pyöritellään ja kiinnostaisi, onko arkistolaitokselta tullut Vesan edellä mainitsema päätös ja sen myötä linjauksia?
VastaaPoistaKysäisenpä heti.
PoistaNo niin, kysytty on, ja vastaus oli:
Poista"Arkistolaitos ei ole vielä antanut tästä asiasta uutta ohjeistusta."
Eli vanhalla ohjeella mennään, ja se oli siis:
"Tällä hetkellä arkiston puolella odotamme Arkistolaitoksen syksyllä 2012 annettavaa päätöstä opinnäytetöiden säilytyksestä. Ennen tätä päätöstä emme saa hävittää opinnäytetöitä."