Outlook pilasi työpaikan sähköpostikulttuurin

Minulle - ja kaikille muillekin - opetettiin TKK:lla, että sähköpostiin vastataan:

• lainaamalla viestiä vain jos on tarvetta
• ja kun lainataan, vastaus laitetaan lainauksen alle (ja lainauksen eteen tulee väkäset). Siis tällä tavalla.

Kun vaihdoin työpaikkaa TKK:lta Metropoliaan (ja työpaikka otti käyttöön Outlookin aiemman Groupwisen tjsp. tilalle), tämä selkeä ja toimiva tapa tuhottiin. Outlook kun perusasetuksilla tekee kaikki mahdolliset virheet: lainaa koko viestin ilman väkäsiä ja sijoittaa vastauksen siihen päälle.

Korjata siis pitäisi seuraavat asiat:

• Lainatun viestin eteen pitää laittaa väkäset, siis tällaiset: >
• Vastaus tulee lainauksen alle, ei päälle

Tämä osoittautui yllättävän hankalaksi. Väkäset saa kyllä päälle valikosta:

• File -> Options -> Mail
• Replies and Forwards kohdasta When replying to message "Include original message text" tilalle vaihdetaan "Prefix each line of the original message"
• Ja alle prefix message with -kenttään syötetään > (mulla se oli siellä jo)
• Ja lopuksi klikataan Ok

No, edelleen Outlook tarjoaa top-postausta. Tämä siedettäköön, ei ole iso juttu siirtää itse kursoria sinne viestin loppuun. Ja vastatessani plain text -muotoiseen sähköpostiin väkäset tulevat nätisti oikein. Mutta: jos vastaan html-viestiin, ei lainaukseen tule "väkäsiä" vaan hämärä sininen reunapalkki, joka vieläpä kopioituu uusille riveille, jos yritän kirjoittaa omaa vastaustani sinne väliin. Eli koko merkinnän idea (=erottaa oma tekstini lainauksesta) menee munille.

Ainoa löytämäni ratkaisu on pakottaa Outlook tekemään viestiin vastaaminen aina tekstimuodossa, niin saan ne rakkaat väkäseni sinne. Tämä osoittautuu todella hankalaksi: mitään "reply always as plain text" -täppää ei ole olemassa. Ainoa tapa näyttää olevan se, että käsketään Outlook lukemaankin kaikki viestit vain tekstinä, niin sitten vastaaminenkin tapahtuu plain text -muodossa. Tämä löytyy yllättävästä paikasta:

• File -> Options -> Trust Center
• Trust Center settings
• Email security 
• Read all standard mail in plain text

Haittapuolena on, että nyt minun on pakko lukea kaikki viestit ilman muotoiluja. Ei voi mitään. Vielä pitäisi taivutella ylläpito laittamaan nämä asetukset kuntoon kaikilta (siitä vasta soppa tulee, jos on top-postausta ja bottompostausta sekaisin).